۱. مقدمه و دامنه اعمال
این سند، سیاست حریم خصوصی سامانه آموزشی ویلوس (از این پس «سامانه») است و نحوهٔ جمع‌آوری، استفاده، نگهداری، افشا و حفاظت از اطلاعات شخصی کاربران را توضیح می‌دهد. مخاطبان این سیاست شامل موارد زیر هستند:
- دانش‌آموزان (کاربران اصلی محتوای آموزشی و آزمون)
- مشاوران تحصیلی (برنامه مطالعه، پیگیری و گفتگو)
- مدیران سامانه
- بازدیدکنندگان وب‌سایت عمومی و کاربران وب‌اپ
استفاده از سامانه به‌منزلهٔ آگاهی از این سیاست است. در ثبت‌نام، پذیرش صریح آن الزامی است. در صورت مخالفت، لطفاً از ایجاد حساب یا ادامهٔ استفاده خودداری کنید.
۲. مسئولیت‌پرداز و تماس
مسئولیت پردازش داده‌های شخصی در چارچوب خدمات ویلوس بر عهدهٔ بهره‌بردار سامانه است. برای درخواست‌های مربوط به حریم خصوصی، دسترسی، اصلاح یا حذف داده می‌توانید از طریق پشتیبانی داخل پنل یا ایمیل تماس اعلام‌شده در سامانه اقدام کنید.
در پاسخ به درخواست‌های مشروع کاربران، در مهلت متعارف اقدام می‌شود؛ مگر آنکه نگهداری داده به‌موجب قانون، امنیت سامانه یا حل اختلافات ضروری باشد.
۳. داده‌هایی که ممکن است جمع‌آوری شود
بسته به نقش شما، ممکن است انواع زیر از اطلاعات پردازش شوند:
- هویتی و حساب: نام، نام خانوادگی، ایمیل، نقش کاربری، تصویر پروفایل اختیاری، شماره تماس در صورت ارائه
- آموزشی: پایه و رشته، پیشرفت درسنامه، نتایج آزمون، هایلایت، یادداشت، بوکمارک، فلش‌کارت، گزارش مشکل محتوا
- مشاوره: پروفایل مشاوره، برنامه هفته، وضعیت انجام کارها و پیشرفت مطالعاتی
- فنی و امنیتی: نشانی IP تقریبی، نوع دستگاه و مرورگر، لاگ ورود، توکن نشست، داده‌های نصب وب‌اپ (در صورت نصب PWA)
- تراکنشی (در صورت فعال بودن اشتراک): وضعیت اشتراک، سوابق پرداخت از درگاه‌های مجاز — جزئیات کارت بانکی نزد درگاه نگهداری می‌شود نه در سرورهای ویلوس به‌صورت کامل شماره کارت
- ارتباطات: پیام‌های گفتگوی مشاور–دانش‌آموز و اعلان‌های سامانه
ما عمداً داده‌های حساس پزشکی، بیومتریک یا مالی کامل کارت را برای ارائهٔ خدمات آموزشی جمع‌آوری نمی‌کنیم؛ مگر آنکه قانون یا ویژگی مشخصی با رضایت صریح الزام کند.
۴. کاربران زیر ۱۸ سال و سرپرستان
ویلوس خدمتی آموزشی برای آمادگی کنکور است و ممکن است توسط نوجوانان استفاده شود. اگر کاربر زیر ۱۸ سال است:
- توصیه می‌شود ثبت‌نام و استفاده با اطلاع و نظارت ولی یا سرپرست قانونی انجام شود.
- ولی می‌تواند درخواست محدودسازی، اصلاح یا حذف حساب فرزند را از طریق پشتیبانی مطرح کند؛ مشروط به احراز هویت و رعایت حقوق سایر اشخاص.
۵. اهداف پردازش
اطلاعات برای اهداف زیر پردازش می‌شود:
- ایجاد و مدیریت حساب کاربری و احراز هویت
- ارائه درسنامه، آزمون، مرور، مشاوره و گزارش پیشرفت
- شخصی‌سازی تجربه آموزشی در حد امکانات سامانه
- ارتباطات خدماتی، اعلان‌ها و پشتیبانی
- امنیت، جلوگیری از سوءاستفاده، تقلب و دسترسی غیرمجاز
- بهبود کیفیت محصول بر اساس آمار تجمیعی و غیرشناسا
- ایفاي تعهدات قانونی و پاسخ به مراجع صالح در صورت الزام
۸. امنیت
برای حفاظت از داده‌ها از تدابیر متعارف فنی و سازمانی استفاده می‌شود؛ از جمله انتقال امن در بستر HTTPS، کنترل دسترسی مبتنی بر نقش، و جداسازی داده‌های حساس احراز هویت. با این حال هیچ سامانه‌ای مصون مطلق نیست. کاربران موظف‌اند رمز عبور قوی انتخاب کنند و آن را در اختیار دیگران نگذارند.
۹. مدت نگهداری
داده‌ها تا زمانی که حساب فعال است و برای ارائهٔ خدمت لازم باشد نگهداری می‌شود. پس از حذف حساب یا درخواست حذف مشروع، داده‌های قابل شناسایی در مهلت متعارف پاک یا ناشناس می‌شوند؛ مگر سوابقی که به‌موجب قانون، حسابرسی مالی، یا امنیت باید باقی بماند.
۱۰. حقوق کاربران
در چارچوب قوانین قابل اعمال، می‌توانید درخواست دهید:
- دسترسی به داده‌های شخصی مرتبط با حساب
- اصلاح اطلاعات نادرست
- حذف حساب یا محدودیت پردازش (با رعایت استثناهای قانونی)
- خروج از پیام‌های بازاریابی اختیاری (در صورت وجود)
برای اعمال حقوق، از تنظیمات پروفایل یا پشتیبانی استفاده کنید. ممکن است برای جلوگیری از سوءاستفاده، احراز هویت درخواست شود.
۱۱. نکات ویژه بر اساس نقش
- دانش‌آموز: محتوای تولیدشده توسط شما (یادداشت، هایلایت) بخشی از حساب شماست و برای ارائهٔ خدمت پردازش می‌شود.
- مشاور: موظف به حفظ محرمانگی اطلاعات دانش‌آموزان تحت مسئولیت خود هستید و نباید داده‌ها را خارج از چارچوب آموزشی افشا کنید.
- مدیر: دسترسی گسترده‌تر صرفاً برای ادارهٔ سامانه و پشتیبانی مشروع است و باید اصل حداقل دسترسی رعایت شود.
۱۲. تغییرات این سیاست
ممکن است این سند به‌روزرسانی شود. نسخهٔ معتبر همواره در صفحهٔ حریم خصوصی منتشر می‌شود و تاریخ «آخرین به‌روزرسانی» در بالای صفحه درج می‌گردد. در تغییرات اساسی، از طریق اعلان داخل سامانه یا ایمیل اطلاع‌رسانی می‌شود.